Informationspflicht – Redtree GmbH

Mit den folgenden Informationen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren sowie Ihnen einen Überblick über Ihre Rechte nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geben.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist
Redtree GmbH
Lambertusplatz 6
44575 Castrop-Rauxel
Tel: +49 (0) 2305 9776-112
E-Mail: datenschutz@redtree.de
Website: www.redtree.de
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@redtree.de

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung verarbeiten wir folgende Sie betreffende personenbezogene Daten:

• Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten)
• E-Mail-Adresse
• sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein

Die vorgenannten personenbezogenen Daten erhalten wir in der Regel direkt von Ihnen als Kunden im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, da wir ohne das Vorliegen dieser Daten in der Regel nicht in der Lage sein werden, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.

1. Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zur Erbringung und Vermittlung von Dienstleitungen im Bereich von Vertriebs-, Marketing und Servicemaßnahmen (unter anderem Kundenportale, online Bestellsysteme und Webeseiten) im Rahmen der Durchführung unserer Verträge mit unseren Kunden oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen.

2. Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Weitergabe von Daten in der Unternehmensgruppe, Lichtbilder im Rahmen von Veranstaltungen, Newsletterversand) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Wir weisen darauf hin, dass der Widerruf einer Einwilligung erst für die Zukunft wirkt und nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten berührt.

3. Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.

• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
• Wir versenden werblichen Informationen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Bestandskundenausnahme des § 7 III UWG und/oder Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).
  Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.
  Wir weisen Sie ferner darauf hin, dass Sie der künftigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gem. Art. 21 DSGVO jederzeit kostenfrei widersprechen können. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung im Sinne des § 7 III UWG erfolgen.
  Der Widerspruch kann formfrei gerichtet werden an: datenschutz@redtree.de
• Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung unserer berechtigten Interessen. Innerhalb unseres Unternehmens nutzen wir Cloud-Dienste für die folgenden Zwecke:
  Dokumentenverwaltung und Speicherung, E-Mail-Verkehr, Erstellung von Präsentationen/Tabellen, Verwaltung der Kalender, Austausch von Dokumenten, sowie Chats und Teilnahme an Audio- und Videokonferenzen. Sofern Verarbeitungen außerhalb der Europäischen Union (EU) stattfinden, werden unsere Dienstleister ausschließlich unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff DSGVO ein-gesetzt. Teile der Verarbeitung können in den USA stattfinden.
  Dabei werden personenbezogenen Daten der Nutzer erhoben und verarbeitet, sollten sie Bestandteil der verarbeiteten Inhalte innerhalb der oben beschriebenen Dienste sein. Hierunter können Stammdaten, Kontaktinformationen, Verträge und sonstige Prozesse gehören. Im Rahmen dieser Verarbeitungsvorgänge werden auch Nutzungsdaten und Metadaten zum Zwecke der Sicherheits- und Serviceoptimierung erhoben und verarbeitet.
  Rechtsgrundlage für die Nutzung der Cloud-Dienste ist unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO an effizienten und sicheren Arbeitsprozessen und Verwaltungsvorgängen. Sämtliche Verarbeitungsvorgänge erfolgen auf Grundlage eines abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages mit dem jeweiligen Anbieter.
  Die Löschfrist für Daten, welche sich innerhalb der Cloud-Dienste befinden, bestimmt sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Dabei handelt es sich insbesondere um folgende Unternehmen: IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Inkasso, Beratung sowie Vertrieb und Marketing.

Für den Fall, dass eine Datenweitergabe an Dritte außerhalb unseres Unternehmens erforderlich ist, findet diese nur statt, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, der Kunde eingewilligt hat oder ein berechtigtes Interesse besteht.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können dabei sein:

• Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
• andere Unternehmen, an die wir zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln sind:
• Lensing Media GmbH & Co. KG / Westenhellweg 86-88 / 44137 Dortmund im Rahmen unserer Buchhaltung
• Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben bzw. für die Sie uns von der Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß Vereinbarung oder Einwilligung befreit haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet statt, soweit

• es zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich ist
• es gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuer-rechtliche Meldepflichten) oder
• Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre.
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

Als Betroffener haben Sie das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO (mit den Einschränkungen nach §§34 und 35 BDSG-Neu), das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO (mit den Einschränkungen nach §§34 und 35 BDSG-neu), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO, sowie das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Es besteht ferner ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG-neu).

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Wir weisen darauf hin, dass wir ohne das Vorliegen dieser Daten in der Regel nicht in der Lage sein werden, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO oder Profiling zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung werden grundsätzlich nicht eingesetzt. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2. Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Bei erfolgtem Widerspruch findet eine weitere Datenverarbeitung für Zwecke der Direktwerbung nicht mehr statt.

3. Adressat eines Widerspruchs

Der Widerspruch kann formfrei gerichtet werden an:
datenschutz@redtree.de